Stanchi di perdere tempo in riunioni? Provate a cambiare!

di Stefano Spairanion Pubblicato il

Ci si lamenta spesso – tra colleghi – perché le riunioni non iniziano perfettamente in orario e finiscono… quando finiscono. Inoltre accade anche che si venga invitati in riunioni in cui non vengono prese decisioni vincolanti nonostante il grande costo di ognuna: pensate che 4 persone sedute ad un tavolo per un’ora costano mezza giornata di lavoro, magari pagato molto bene.

Quindi, come avere incontro brevi e produttivi?
Innanzitutto occorre definire per bene lo scopo e l’esito della riunione. Poi è necessario pianificare il tempo ed è altresì necessario stare ai fatti e non divagare.

  • Definire lo scopo della riunione.
    Perché indire una riunione? Se non riuscite a darvi una risposta utile, evitate la riunione.
    Esempi di riunioni utili:
    – Definire obiettivi e coordinare il team di vendita per un incremento delle vendite
    – Aiutare i venditori con le loro offerte in modo che possano vendere di più.
  • Definire l’esito della riunione.
    E’ necessario pianificare un risultato utile, per evitare di finire la riunione senza… aver deciso nulla.
    Un esempio?
    Accertarsi che tutti i partecipanti abbiamo compreso quanto discusso e deciso. Solo così si otterranno dei benefici dal tempo che ognuno ha dedicato alla riunione.
  • Avere un tempo programmato ed un incaricato a guidare i partecipanti a stare nei tempi.
    Un esempio?
    ore 10:00 – relazione del responsabile marketing
    ore 10:20 – interventi dei marketing manager
    ore 10:40 – nuove modalità per migliorare le performance
    ore 11:00 – conclusione lavori
  • Stare sui fatti.
    Essere concentrati sui fatti oggetto della riunione è importante per tenere viva l’attenzione di tutti i partecipanti. Introdurre elementi collaterali non serve, anzi serve a far perdere tempo. Meglio terminare la riunione prima e parlare d’altro in altri momenti della giornata, magari davanti ad un buon caffè (post riunione).